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定款認証はとにかく間違いがないように

定款を作ったら、次はいよいよ公証役場での定款認証です。公証役場の公証人に認証してもらうことで、「この定款はOKですよ」というお墨付きをもらうのです。このお墨付きがないと、登記をすることができないーという仕組みになっています。

なぜ認証が必要なの?

会社設立のキモは定款づくりにありと、ご紹介しました。定款は「会社の憲法」ともいわれ、この内容にしたがって会社が運営されていくことになるとても重要なルールブックです。

もしこの大切なルールブックが、他人が偽造したものだったり、紛失してしまって万が一のトラブルになったときにルールがどうだったか確認できなくなってしまったとしたらどうでしょう。出資した人も経営者も困ってしまいますよね。

そこで本当に発起人自身が作ったものであるか印鑑証明書で意思確認し、定款の内容が万が一の時にでも外部からでも確認できるようにするのが、公証人による「認証」という仕組みなのです。

認証された定款は、公証役場で原本が保管されるので、後日第三者が内容を確認することが可能です。

定款認証の流れ

公証人に事前にチェックをしてもらう

定款ができあがったら、まず「定款を作る前に準備しておくべき事務的なこと」で調べた本社を管轄する公証役場で、内容の事前チェックをしてもらいます。

公証役場に直接出向いてみてもらうこともできますし、FAXやメールで送信するだけでチェックしてくれて、結果を教えてくれるところもあります。公証役場によって異なりますので、事前に電話をして公証人さんのスケジュール等を確認しておきましょう。

初心者が間違えやすいポイント

公証役場で公証された定款は、以後、変更することができません。内容だけでなく、ケアレスミスも同様です。以下の点は間違えやすいので、必ず意識してチェックしましょう。

・本社所在地の住所は、「浦和区高砂1-2-3」のように省略せず、「浦和区高砂1丁目2番3号」と正確に書く。

・第〇条という条項が、途中抜けたり飛ばしたりせず順序良く並んでいる。

・発起人の氏名、住所は印鑑証明書通りに記載する。

・定款の作成日は空欄のままにせず、ちゃんと埋める。

公証人さんにFAXやメールでチェックしてもらった後、定款をプリントアウトして製本します。

定款の製本方法

①プリンターで定款を3部印刷し、重ね合わせて、左側をホッチキスでとめる。

②見開きページの継ぎ目すべてに発起人全員の実印を押す。

③最終ページの発起人の氏名の横に実印を押す。余白などに、同じ印鑑で捨印を押しておく。

 

公証役場に行こう!

公証役場に持っていくもの

公証役場に持っていくものは次の6つです。

①定款3通

  公証役場保存用、会社保存用、登記用です。

②発起人全員の印鑑証明書1通ずつ

  設立登記のときも使いますのであらかじめ2通取得しておきましょう。

③収入印紙 4万円分(電子定款の場合は不要)

  郵便局などで購入しましょう。定款認証をしてもらった後、公証役場保存用の定款に貼ります。

④公証人へ支払う手数料 5万円

⑤定款の謄本交付手数料 約2000円(250円×ページ数)

⑥委任状(代理人が定款認証を行う場合)

発起人全員で行くのが原則ですが、行けない場合は委任状が必要になります。

公証役場ではどんなことをするの?

公証人さんと打ち合わせをした日時に、公証役場へ行きます。事前チェックが済んでいるので、慌てることはありません。訂正があった場合でも、その場で訂正をして訂正印を押せば大丈夫です。

公証人さんが内容にOKを出した後、公証人さんの指示で一通の定款の表紙裏に収入印紙を貼ります。認証が終わると、収入印紙を貼った定款は公証役場に保存され、あとの2通は返されます。この2通にはそれぞれ「謄本」「会社保存用」と刻印されるのが一般的です。

「謄本」は、法務局で会社登記をするときに提出する必要があります。「会社保存用」は、会社名義の銀行口座を開設するときなどに必要になるので大切に保存しておきましょう。

設立登記へ

次はいよいよ設立登記です。「謄本」を持って、法務局へ行きましょう。