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電子定款の認証手続きはこうやる!

電子署名を付与した電子定款が出来上がれば、次はいよいよ法務局のオンラインシステムで電子認証の申込をします。

大まかな流れは、以下の通りです。

①法務省「登記・供託オンライン申請システム」に登録

②申請用総合ソフトをダウンロード

③申請用総合ソフトから電子定款を送信

④公証役場で定款を受け取る

⑤法務局で登記申請

では、具体的にはどうするのか、一つひとつ見ていきましょう。

 

法務省「登記・供託オンライン申請システム」に登録

まずは事前準備

まずはインターネットで法務省のホームページ「登記・供託オンライン申請システム」を開き、操作手引書の「導入編」と申請用総合ソフト「電子公証」の2つをダウンロードしておきましょう。それらをきちんと読みながら設定すれば、そんなに難しくはありません(逆に言うと、ちゃんと読まないと、設定できないくらいの難易度ですよ!)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

申請者情報を登録

トップページ左側にある「申請者情報登録」から入力をします。

 

 

 

 

 

 

申請用ソフトをダウンロードする

申請者ソフトをダウンロードしたら、インストールします。

 

申請用ソフトから電子定款を送信

「事前準備」で行った申請用総合ソフトの手引書を見ながら、電子定款を送信します。送信する公証役場を間違えないよう気をつけましょう。

流れは以下の通りです。

 ①「申請書の作成を行う」を選択

 ②「申請書様式一覧選択」から「電子公証」を選択

 ③「電磁的記録の嘱託」を選択

 ④「件名」を入力(作成する商号など自由に入力)

 ⑤「法務局」「公証役場」を選択すると「公証人」の名前が選べるようになるので、あらかじめ事前打ち合わせをしておいた公証人の名前を選択

 ⑥「ファイル添付」で電子定款ファイルを選択

 ⑦「電子付与」で代表者が電子署名

 ⑧「申請データ送信」で送信完了

 

公証役場によって違いがありますが、電子定款を送信する前に、公証役場に電話をして「今から電子定款を送信します」と伝えておくと、手続きがスムーズに進むかもしれません。

そして、公証人さんから電話やメールで認証の連絡が来た後、実際に公証役場に定款を受け取りに行きます。

 

公証役場で定款を受け取る

電子定款はネットや郵送で受け取りができるわけではありません。必ず直接公証役場に出向いて、データを受け取る必要があります。

公証人は代表者本人が電子署名したことを直接確認しなければならないことが法律で定められており、本人確認を兼ねているからです。ただし、代表者本人の都合が悪い場合は、行政書士などの代理人でも対応できます。その場合は、代表者本人からの委任状が必要になります。

公証役場に行く前には、あらかじめ電話連絡をして、アポをとってから行きましょう。

公証役場に持っていくもの

  ・USBメモリ(またはフロッピーディスク、CD-R)

  ・電子定款をプリントアウトしたもの2通(会社保存用と登記用)

  ・発起人(出資者)全員の印鑑証明書

  ・電子署名をした発起人以外の委任状(発起人が複数いる場合)

  ・認証手数料:50,000円

  ・電磁的記録の保存手数料 300円

  ・書面による定款の場合の謄本代 一通につき700円+(20円×(枚数+1))

    ・身分証明書

  ・印鑑

 

公証役場で定款の認証が完了すると、持参したUSBに電子定款・認証文ファイル(電子公文書)などが保存されているフォルダをコピーして渡されます。

そして、必要な部数の謄本を請求してください。最低でも必要なのが、会社保存用、法務局での会社設立登記申請用の2通。あとは銀行口座開設などで謄本が求められている場合にはその分も請求します。

法務局で登記申請へ

定款の認証が終わると、公証役場で取得した会社登記用の定款を持って、法務局で登記申請です。設立のための書類を作成し、法務局で登記を申請しましょう。